Het gesprek dat de CIO en CFO met elkaar hebben, moet veranderen

Uitgaven die gedaan moeten worden: de historische focus

AWS

Rond de jaren zestig ontdekten bedrijven dat ze geld moesten uitgeven aan informatietechnologieën als kostenpost voor het zakendoen. Het was een rationele benadering om IT-uitgaven als percentage van de omzet te vergelijken met benchmarks in de branche.

Het was ook een “gegeven” dat de CFO en anderen buiten IT de technische details van waaraan het geld werd uitgegeven niet zouden begrijpen. Daarom werd de CIO gevraagd om IT-uitgaven voor technische gadgets voor te stellen en deze vervolgens te vertalen in “zakelijke” taal, om de uitgaven te rechtvaardigen via op ROI-gebaseerde businesscases met concrete, voorspelbare opbrengsten. Dat is waar het gesprek tussen de CIO en CFO op gericht was.

Dingen zijn veranderd … op een grote manier

Niet alleen technologieën zijn veranderd: het is ook de rol die informatie- en digitale technologieën spelen in een onderneming. Waar voorheen technologie werd gezien als een ondersteunende functie is het nu de kern van wat een bedrijf doet.

Als gevolg hiervan willen we niet langer alleen de technologiekosten minimaliseren. In plaats daarvan willen we geld uitgeven aan technologie om bedrijfsresultaten te behalen. Technologie is een hulpmiddel dat we gebruiken om onze zakelijke en concurrentiestrategieën te implementeren.

Een andere belangrijke verandering is dat als we ooit in staat zouden zijn om onze technologie-uitgaven en de opbrengsten ervan nauwkeurig te voorspellen, we dat vermogen zijn kwijtgeraakt in de snelheid, onzekerheid en complexiteit van onze digitale omgevingen. We investeren in het verbeteren van onze behendigheid en veerkracht, zodat we kunnen voldoen aan toekomstige behoeften, wat die ook zijn.

Het idee dat de CFO en anderen de technologie niet kunnen of zouden moeten begrijpen, is ook achterhaald, en daarmee ook het idee dat CIO’s technologiebehoeften moeten vertalen in de ‘taal van het bedrijf’. De taal van het bedrijf is tegenwoordig steeds meer praten over technologie.

Ten slotte moeten we erkennen dat technologierisico een belangrijk onderdeel is van bedrijfsrisico’s, en omgekeerd dat technologie een belangrijke rol speelt bij het beheersen van andere bedrijfsrisico’s.

Het gesprek tussen CFO en CIO moet ook veranderen

Het ‘check and balance’-gesprek waarbij het de rol van de CFO is om te dienen als controle over de technologie-uitgaven, zou niet langer de focus moeten zijn van de CIO-CFO-relatie. Beide partijen zijn verantwoordelijk voor het doen van de juiste IT-investeringen om de doelstellingen van het bedrijf te ondersteunen en voor het helpen definiëren van die doelstellingen.

De CIO en CFO moeten bij hun planning beginnen met de hoogste strategische doelstellingen van het bedrijf, en deze toewijzen aan investeringen die IT kan ondersteunen. Hoe kan IT helpen om de gegevens van het bedrijf te gebruiken om het geplande doel te bereiken. Dit is logischer dan de CIO naar de CFO te laten komen met verzoeken voor ‘nerdy’ uitgaven zonder context.

Succes definiëren en meten van een IT-initiatief is vaak een groot probleem voor de ondernemingen waarmee ik werk. Ik zie ze naar de cloud, van onder andere Amazon Web Services (AWS), verhuizen om hun time-to-market te versnellen, maar dan hun succes beoordelen aan het aantal van hun servers dat ze hebben verplaatst of hoeveel hun infrastructuurkosten zijn veranderd. Of CFO’s vragen me: “Ik begrijp dat ons doel is om wendbaarheid te vergroten. Maar hoe meet ik dat en hoe weet ik of we succesvol zijn?” De CFO en CIO moeten verder gaan met een gedeelde definitie van succes.

IT-kosten moeten holistisch worden beschouwd en in relatie tot niet-IT-kostencategorieën. Het gesprek tussen CIO en CFO mag niet beperkt blijven tot IT-kosten en -statistieken, maar moet ook de impact op het bedrijf als geheel omvatten.

De CIO moet de CFO bewust maken van de staat van de technologiesystemen van het bedrijf en de mogelijke impact ervan. Als er risico’s zijn, moet de CFO hiervan op de hoogte zijn en deze waarschijnlijk communiceren met andere belanghebbenden. En de impact van de technologie op het toekomstige financiële rendement is cruciaal voor de financiële planning van de CFO. De CFO en CIO moeten samen een plan maken om deze risico’s en beperkingen aan te pakken.

In het verleden heeft de CIO de last gedragen om te pleiten voor verbeteringen aan bestaande systemen (met name de vaak besproken vermindering van de “technische schuld”). Maar dit is niet alleen een verantwoordelijkheid van de CIO. De zogenaamde technische schuld zal toekomstige inkomsten verlagen, toekomstige kosten verhogen en risico’s toevoegen. De CFO moet hiervan op de hoogte zijn en deel uitmaken van beslissingen om het te verminderen.

De CFO moet met de CIO samenwerken om manieren te vinden om investeringen actief te rechtvaardigen en goede investeringsbeslissingen te nemen ondanks het ontbreken van een typische businesscase.

Ten slotte moeten de CIO en CFO manieren vinden om het risico van investeringen in technologie te beperken. In de digitale wereld kan dit vaak het beste worden gedaan door middel van gefaseerde, toenemende investeringen met constante monitoring van de resultaten. De twee moeten samenwerken om de kleinste toenemende IT-investering in het toewerken naar een doel te identificeren en hoe het succes ervan zal worden bepaald, voordat er meer uitgaven aan worden gedaan.

Het juiste gesprek voeren

De CIO en CFO zijn collega’s die proberen de doelstellingen van het bedrijf te bevorderen, geen tegenstanders in een relatie waarin de CIO de ideeën bedenkt en de CFO ze sluit. Omdat ze oordeelkundige beslissingen moeten nemen over waar ze willen investeren voor onzekere rendementen, moeten ze een goed begrip hebben van de technologische basislijn en de invloed daarvan op de toekomst van het bedrijf.

Uiteindelijk moeten de CFO en CIO een visie delen over hoe technologie zal bijdragen aan het succes van het bedrijf en hoe de juiste middelen ervoor kunnen worden ingezet. Dus laten we het gesprek veranderen om ons daarop te concentreren.