"Een goede thuiswerkplek gaat over meer dan apparatuur alleen."

De inrichting van de thuiswerkplek levert uitdagingen op voor de IT-infrastructuur en devices, maar ook voor de omgeving waarin deze worden gebruikt. Met de juiste hulpmiddelen is ook thuis een mensgerichte werkomgeving te realiseren, aldus John van Hooft, CEO van ErgoDirect. Dat is van groot belang om productiviteit en gezondheid van medewerkers te garanderen.

Als onderdeel van de maatregelen om verdere verspreiding van het coronavirus te voorkomen heeft het Nederlandse bedrijfsleven massaal de draai naar thuiswerken gemaakt. Dat levert uitdagingen op: elke medewerker moet een geschikt apparaat hebben om op te werken, een voldoende snelle en veilige netwerkverbinding en toepassingen om effectief te communiceren met collega’s en leidinggevenden. Mede dankzij de uitstekende infrastructuur in Nederland en voortvarend handelen van de bedrijven is het in korte tijd gelukt om miljoenen mensen vanuit de huiselijke omgeving hun dagelijks werk voort te laten zetten.

Hierbij komt wel een extra uitdaging om de hoek kijken: lang niet elk huishouden beschikt over de voorzieningen om een goede, ergonomische en volgens de meest recente inzichten mensgerichte werkomgeving te creëren. Een mensgerichte omgeving houdt in dat deze geoptimaliseerd is voor zowel geconcentreerd werken, het nemen van pit stops (ontspan- en oplaadmomenten) als laagdrempelige communicatie met collega’s. De klassieke locatie om deze balans in te treffen is de moderne kantoortuin, maar nu moet deze worden gevonden aan de spreekwoordelijke keukentafel.

Thuiswerken vs thuiszitten

John van Hooft ErgoDirect

John van Hooft is CEO van ErgoDirect en BakkerElkhuizen, en in die hoedanigheid al ruim 20 jaar actief bij het helpen van bedrijven om mensgerichte werkomgevingen te realiseren. Hij mag onder andere al decennia Capgemini, PwC en de Belastingdienst tot zijn klanten rekenen, en wordt momenteel veel geraadpleegd over hoe ook thuiswerkplekken verantwoord in te richten. Dat gebeurde in Nederland, zo vertelt hij, al binnen enkele dagen na het advies van de regering om thuis te werken, medio maart van dit jaar. Vanuit het internationaal opererende BakkerElkhuizen leverde dat overigens een interessante observatie op: in landen als Frankrijk en Spanje lag de nadruk op thuisblijven, waar in Nederland van meet af aan werd ingezet op thuiswerken.

Hoe werkgevers daarmee omgaan, aldus Van Hooft, verschilt enorm. Het hangt vanzelfsprekend ook samen met de middelen waarover een bedrijf beschikt. In een extreem geval blijft de ondersteuning beperkt tot ‘hier is een oude monitor, ik hoop dat je thuis een laptop hebt’, maar er zijn ook bedrijven die het grondiger aanpakken, zoals de klanten van ErgoDirect. Zo kregen bij Capgemini alle medewerkers een laptophouder en een extern toetsenbord.

Meer dan apparatuur alleen

Met BakkerElkhuizen heeft Van Hooft een specialist op het gebied van ergonomische apparatuur en hulpmiddelen, in Nederland ontworpen en – in het geval van de hulpmiddelen – ook in Nederland geproduceerd. BakkerElkhuizens ergonomische toetsenborden en muizen worden in China vervaardigd. Een vooruitziende blik in januari deed Van Hooft extra voorraad bestellen vóór Chinees Nieuwjaar en voordat de coronacrisis in China in alle hevigheid losbarstte, waardoor het bedrijf vooralsnog geen uitdagingen met voorraden heeft.

Voor thuiswerkplekken is apparatuur pas de eerste stap. Naast een goed apart toetsenbord en muis is een laptophouder essentieel om het beeldscherm op de juiste hoogte te brengen. Wel adviseert Van Hooft nadrukkelijk om waar mogelijk een aparte monitor in te zetten als primair scherm, en de laptop daar als secundair scherm naast te gebruiken. Hierbij heeft hij een nadrukkelijke voorkeur voor een curved, oftewel een gebogen scherm – enigszins naar achteren gekanteld zorgt dat voor de minste noodzaak voor de ogen van de gebruiker om te accommoderen, wat onnodige vermoeidheid van de ogen tegengaat.

Een mensgerichte werkplek stelt ook thuis meer eisen dan apparatuur alleen. Extra belangrijk juist in de thuisomgeving is oog voor werkritme, voldoende afwisseling tussen geconcentreerd werken en ontspanningsmomenten. Waar op kantoor interactie met collega’s en wandelingen naar de koffieautomaat als vanzelf voor onderbrekingen zorgen, is het risico om te lang in dezelfde houding te werken thuis aanzienlijk groter. ErgoDirect ontwikkelde WORK & MOVE software, die gebruikers triggert op de noodzaak een ‘pitstop’ te nemen, maar ook nuttige tips biedt op het vlak van gezond werken. Deze software, die al op 650.000 werkplekken in Nederland wordt gebruikt, kan ook integreren met zit-sta tafels om deze effectiever te benutten. Van Hooft citeert onderzoek van de Texas A&M University van 2019, volgens welke de gebruiksgraad van zit-sta tafels toeneemt van 15-25% naar 91% dankzij deze software.

Naast apparatuur en software is meubilair een even belangrijk onderdeel van de verantwoorde thuiswerkplek. Uiteraard levert dat ook de meeste uitdagingen op: los van het budget van de werkgever heeft niet iedereen ruimte voor een zit-statafel. Een goede stoel moet in ieder geval worden overwogen, aldus Van Hooft – bij voorkeur een die uitnodigt tot ‘actief zitten’. Continue kleine bewegingen zijn aanmerkelijk gezonder dan geheel stil zitten.

Samenwerking

De voordelen van een ergonomisch ingerichte, mensgerichte werkomgeving gaan verder dan het voorkomen van ziekteverzuim, er is ook een direct en meetbaar productiviteitsvoordeel. Zo zorgt een laptopstandaard volgens onderzoek (Lindblad, Boersma 2002) niet alleen voor 32% minder nekbelasting en 21% meer comfort, maar ook 17% meer productiviteit.

Het is dan ook niet vreemd dat Van Hooft het gesprek over optimalisering van de werkomgeving bij een klant bij voorkeur aangaat met meerdere gesprekspartners. Naast de ICT- en facilitair afdelingen vormt HR het essentiële derde onderdeel van de ‘gouden driehoek’ om tot een goed advies en een voor de werknemers optimale inrichting te komen.

Toekomst: mensgericht én circulair

Gevraagd of de huidige crisissituatie geen aanleiding is voor een blijvend veranderde kijk op waar en hoe we werken, ook wanneer we weer terug zouden kunnen keren naar de ‘oude’ situatie, beaamt Van Hooft dat de kans groot is dat er een nieuwe realiteit zal ontstaan. Niet alleen is comfortabel en gezond thuiswerken daar onderdeel van, ook de aloude kantooromgeving zal op de schop moeten.

Alleen al omdat het vermoedelijk lange tijd gaat duren eer Covid-19 echt verleden tijd is, is het niet ondenkbaar dat de ‘anderhalve meter afstand’ die we nu moeten aanhouden, integraal onderdeel gaat worden van de inrichting van kantoorwerkplekken. Dat betekent minder ruimte voor werknemers en dus nog een impuls voor meer werkplekken op afstand.

Een voordeel van dat afstandswerk is het milieuaspect: minder forenzen betekent minder uitstoot, waarmee thuiswerken een bijdrage kan doen aan het behalen van de klimaatdoelen. Ook de thuiswerk hulpmiddelen zelf kunnen een bijdrage leveren. Zo bieden de bedrijven van Van Hooft sinds enige tijd een selectie producten die vervaardigd zijn van 100% gerecyclede grondstoffen, die ook weer 100% te recyclen zijn. Deze kunnen aan het einde van de levensduur weer worden ingeleverd, voor een korting op vervangende producten.

Dit artikel werd eerder gepubliceerd als onderdeel van onze State of IT special "Impact van Corona op IT".

Copyright © 2020 IDG Communications, Inc.

7 secrets of successful remote IT teams