Visual analytics maakt processen RVO transparant en stuurbaar

Bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) heeft men een enerverend jaar achter de rug tot nu toe. Deze dienst is namelijk onder andere verantwoordelijk voor het behandelen en goedkeuren van alle steunaanvragen van ondernemers in Nederland die het lastig hebben vanwege de coronacrisis. Visual analytics van SAS helpt de RVO hierbij enorm, zo geeft Astrid Raaphorst, Directeur Kernprocessen NL en Juridische zaken, in gesprek met ons aan.

data analytics algorythym chart progress digital solarseven getty
SolarSeven / Getty

Bij de RVO zijn er sinds het begin van de coronacrisis zeer veel aanvragen voor financiële steun binnengekomen. Zo zijn er binnen korte tijd 30.000 aanvragen binnengekomen voor de TVL-regeling (Tegemoetkoming Vaste Lasten) voor het MKB en zelfs in totaal ruim 220.000 aanvragen voor de inmiddels afgesloten ‘4000-euroregeling’.

Het streven is volgens Raaphorst voor al die aanvragen hetzelfde: “We willen zo snel en betrouwbaar mogelijk tot uitbetaling komen.” Dat gaat niet lukken als je al deze input niet op de een of andere manier inzichtelijk maakt. En dan niet middels uitdraaien van enorme Excel-tabellen, maar echt visueel inzichtelijk centraal gepresenteerd. Hier komt SAS Visual Analytics om de hoek  kijken.

Groene stroom

Met SAS Visual Analytics is het mogelijk om alle binnenkomende aanvragen meteen grotendeels geautomatiseerd de juiste richting op te sturen, zodat deze in verschillende dashboards aan de juiste mensen kunnen worden gepresenteerd. Hierbij is een van de voornaamste doelen om een “zo groot mogelijke groene stroom te creëren”, in de woorden van Raaphorst. Die aanvragen kunnen vrijwel volledig geautomatiseerd afgehandeld worden, terwijl de medewerkers zich primair kunnen richten op de complexere dossiers. Naast het scheiden van groene en oranje/rode stromen, worden ook de verschillende categorieën inzichtelijk, waarbij de Standaard Bedrijfsindeling (SBI) van de Kamer van Koophandel wordt aangehouden.

Uiteraard speelt fraudedetectie eveneens een rol bij het beoordelen van de aanvragen. Zo is het niet mogelijk om twee keer een aanvraag in te dienen met hetzelfde KvK-nummer, of twee keer op hetzelfde rekeningnummer te laten storten. Aangezien er wordt gewerkt met de SBI van de KvK, vallen hogere aanvragen binnen een specifieke bedrijfstak uiteraard meteen op.

Er wordt intern gewerkt met een puntentelling, waarbij weinig punten een plaatsje in de groene stroom oplevert en veel punten een aanvraag in de oranje stroom plaatst. Die punten hebben overigens niet per se altijd iets met fraude te maken, maar ook bijvoorbeeld met hoe organisaties opgebouwd zijn. Denk hierbij onder andere aan complexe fiscale vormen. Deze complexere aanvragen vragen een persoonlijke beoordeling.

Overigens is de RVO ook op het gebied van fraude een dienstverlenende instantie, die dus niet zelf tot vervolging over gaat. Als er bewezen fraude gepleegd is, dan doet RVO aangifte bij het OM. Heel vaak gebeurt dit niet, gebaseerd op de data van de RVO zelf. Op de vraag hoeveel fraude er wordt gepleegd, geeft Raaphorst de 4000-euroregeling als voorbeeld. Op zo’n 223.000 aanvragen zijn er iets meer dan 500 fraudemeldingen geweest, waarvan er in een tiental gevallen ook daadwerkelijk aangifte is gedaan.

Transparantie en stuurbaarheid

De deels geautomatiseerde afhandeling van de aanvragen zorgt weliswaar voor een versnelling, maar is zeker niet het enige voordeel van de benadering die men bij de RVO heeft gekozen. Doordat alles op deze manier ook meteen erg transparant wordt getoond, kun je ook nog meerwaarde halen op andere vlakken. Een van de voornaamste zaken die Raaphorst is opgevallen, is dat het gebruiken van visuals erg goed werkt in de gesprekken met de opdrachtgevers (de ministeries). Daar komt het beleid immers vandaan en daar kan men nu ook heel duidelijk zien of het beleid dat is uitgestippeld ook echt werkt. “Visuals roepen altijd vragen op,” vat Raaphorst het samen. Dat is in dit geval een goede zaak, want het maakt op termijn het beleid beter.

De fitnessbranche levert ook een mooi voorbeeld op van transparantie en stuurbaarheid. Het is algemeen bekend dat bedrijven binnen die sector zwaar getroffen werden/worden door de coronacrisis. Toch kwamen er weinig aanvragen binnen bij de RVO, geeft Raaphorst aan. Dus is men op onderzoek gegaan en bleek onder andere dat er weinig ervaring was in die branche met het doen van dit soort aanvragen en dat ook nog wel eens wat dingen verkeerd berekend werden, waardoor aanvragen moesten worden afgewezen. Door hier proactief op in te springen, heeft de RVO alsnog de nodige ondernemers in deze branche kunnen helpen. Het was belangrijk om dit te doen voor de uiteindelijke aanvraag gedaan werd overigens, omdat je deze maar een keer mag doen.

Als het gaat om stuurbaarheid, zorgen de dashboards die gebruikt worden er bij de RVO zelf ook voor dat er beter gestuurd kan worden op inzet van personeel. Het is nu heel duidelijk wanneer er pieken zijn, dus ook wanneer de telefoons eventueel extra bemand moeten worden. Ook outliers zoals die bij de fitnessbranche hierboven kunnen eruit gehaald worden door regelmatig gezamenlijk naar de dashboards te kijken en eventueel met de branche in overleg te gaan. Uiteraard was dat in het begin veel frequenter dan nu het geval is. Zoals altijd zijn er met het verstrijken van de tijd steeds minder van deze plooien om glad te strijken.

Nog betere dienstverlener

Als we vragen aan Raaphorst om tot slot samen te vatten wat de keuze voor de software van SAS de RVO heeft gebracht, geeft ze een duidelijk antwoord: “Het helpt ons om een nog betere dienstverlener te worden, we werken er intern beter door en de opdrachtgevers leren er ook van.” Door de juiste inzichten te halen uit de data (de aanvragen), is er dus meerwaarde gecreëerd voor de hele keten. Haar inzet is dan ook dat deze manier van werken behouden blijft ook nadat de coronacrisis voorbij is.

Tijdens SAS Analytics Forum eerder deze week heeft Astrid Raaphorst haar verhaal ook verteld. Een video hiervan is via deze link te bekijken.

Related:

Copyright © 2020 IDG Communications, Inc.

7 secrets of successful remote IT teams