Zo helpt Workday Alliander met het verkrijgen van de gewenste organizational agility

Alliander is een netbeheerder met ongeveer 7000 mensen in dienst. Al die mensen hebben zo hun HR-wensen en -behoeften. In juli 2019 is men overgestapt op het platform van Workday, onder andere om snel te kunnen blijven schakelen in de snel veranderende energiemarkt. Wij spreken hierover met Karin Hofman, senior IT manager bij Alliander.

saas
Thinkstock

Het gaat tegenwoordig in C-level kringen vrij vaak en veel over wat (onder andere) organizational agility genoemd wordt: het inrichten van je organisatie op zo’n manier dat je relatief eenvoudig mee kan met veranderingen. Recent heeft Workday hier samen met IDC nog een whitepaper over gepubliceerd, waarin alle relevante aandachtspunten rondom organizational agility worden aangestipt. Daarbij wordt er gekeken naar hoe je het qua architectuur inricht, waarbij het concept van de Intelligent Core belangrijk is. SaaS-oplossingen spelen hier een belangrijke rol in. Met alleen aanpassingen in je front-end kom je er als organisatie in ieder geval niet als je wilt digitaliseren en automatiseren, het begint bij de fundamentele architectuur.

Als CIO/beslisser ben je ideaal gepositioneerd om deze digitalisering te begeleiden/orkestreren, al zal dit ook een zekere mate van een verandering in mindset met zich meebrengen. De CIO moet volgens het whitepaper streven naar een goede balans tussen het aanjagen van innovatie en het in de lucht houden en weerbaar houden van de IT-systemen.

Met bovenstaande (zeer korte) samenvatting van het whitepaper in het achterhoofd, keken wij ook nog eens naar een gesprek dat we al enige tijd geleden met Karin Hofman van Alliander hebben gehad. Hofman was als IT manager destijds onder andere verantwoordelijk voor applicaties voor stafafdelingen, finance, inkoop en HR. Dat laatste is waar een nieuw systeem voor gekozen moest worden, waarvoor de keuze dus op Workday is gevallen.

Architectuur leidend

Bij de keuze voor Workday heeft de fundamentele architectuur een belangrijke, zo niet de belangrijkste rol gespeeld, geeft Hofman aan: “Het belangrijkste was dat de architectuur klopt, meer specifiek dat het een SaaS-oplossing was waar we zelf weinig werk aan hebben.” Alliander was dus niet geïnteresseerd in maatwerk. Sterker nog, dat had men met PeopleSoft en daar wilde men juist vanaf.

karin hofman alliander Alliander

Karin Hofman, Alliander

Op dit punt kwam de platformbenadering van Workday uiteraard ook om de hoek kijken, geeft Henry Barenholz, Country Manager Nederland bij Workday, aan. Met de power of one-benadering wil het bedrijf alle relevante data eenvoudig bereikbaar hebben in één enkel systeem, waarin alle volgens Workday noodzakelijke core-onderdelen diep geïntegreerd zijn. Je kunt hier bijvoorbeeld denken aan Machine Learning voor het automatiseren van processen om zo werk uit handen te nemen bij de klant, maar bijvoorbeeld ook aan Prism Analytics, waarmee inzicht in datasets mogelijk is. Dit is onder andere belangrijk voor governance en security. Security/privacy was ook zeker een belangrijk selectiecriterium voor Alliander, geeft Hofman aan. Zo was er bijvoorbeeld een harde eis dat data niet buiten Europa opgeslagen mocht worden.

Verder is er op het gebied van architectuur door Alliander uiteraard gekeken naar hoe het past in de bestaande omgeving, onder andere de salarisoplossing die Alliander gebruikt, maar ook databases die relevant zijn voor HR. Ook op dat punt kwam Workday goed uit de verf. Al met al heeft de implementatie 15 maanden geduurd, wat aangeeft dat we hier inderdaad met een tamelijk fundamentele wijziging te maken hebben. “Workday zelf is eenvoudig, onze omgeving maakte dit een langer proces,” geeft Hofman aan wat de reden was voor deze relatief iets langere implementatietijd. Overigens is er ook een nieuwe salarisverwerker geselecteerd tijdens dit traject, omdat het bestaande contract afliep. Dit om aan te geven dat het Alliander menens was/is met het aanpakken van de IT-omgeving.

Klant- en werknemerstevredenheid

Workday legt veel nadruk op zaken zoals klanttevredenheid en werknemerstevredenheid bij klanten, geeft Barenholz aan. Dat is iets waar we ook veel focus op zien bij de partijen in de markt. Alliander is hier geen uitzondering op. “Gebruiksgemak en gebruiksvriendelijkheid hebben zeker ook een belangrijke rol gespeeld in onze keuze voor Workday,” geeft Hofman aan. Die eigenschappen kwamen eigenlijk tijdens de demo in het pitchtraject al meteen duidelijk naar voren, geeft ze aan. Ook tussen Workday als leverancier en Alliander als klant was er veel te merken van de nadruk op klanttevredenheid. “Geen vraag was en is te veel,” vat Hofman het kort en bondig samen.

Zoals hierboven al aangegeven, zorgt Workday ervoor dat Alliander een van de belangrijke wensen van hun transformatie kan invullen, namelijk afstappen van maatwerk en dus minder aandacht voor het platform vanuit de IT-afdeling van Alliander. Dit zorgt ervoor dat de mensen op die afdeling zich met andere, belangrijkere zaken bezig kunnen houden, of in ieder geval niet meer hiervoor nodig zijn.

henry barenholz workday Workday

Henry Barenholz, Workday

Aan de andere kant worden nu ook de mensen van de HR-afdeling ontlast. Het idee is namelijk dat de omgeving van Workday dermate gebruiksvriendelijk is, dat werknemers nu veel meer zelf kunnen doen. Hofman merkt op dat er twee aspecten zitten aan dit self-service-karakter van de oplossing van Workday: “Het effect van de overstap op Workday is niet alleen dat medewerkers nu veel zelf kunnen doen, maar dit ook overal kunnen doen.” Met dat laatste doelt Hofman op de beschikbaarheid van de omgeving op mobiele apparaten, iets wat bij het oude systeem niet mogelijk was

Tot slot: in de praktijk

Uiteraard is er zelfs bij een oplossing die wordt aangeprezen als gebruiksvriendelijk een leercurve en moeten mensen er dus aan wennen. Met name het aanpassen van eigen HR-processen aan de mogelijkheden die Workday biedt was een behoorlijke klus. Hiermee was het dus ook wennen voor de mensen om te werken met de nieuwe processen. "De ervaring leert dat we vanuit Alliander nog te veel hebben vastgehouden aan het oude. Na een maand of 6 hebben we de wijze waarop de processen in Workday zijn ondergebracht opnieuw getoetst en aangepast. Daarnaast heb je als Nederlands bedrijf altijd wel bepaalde verwachtingen die een Amerikaans bedrijf gezien de herkomst niet of minder heeft ingericht." Als voorbeeld noemt Hofman hier specifieke ziekteverzuimregelingen die niet bestaan in de VS, maar hier wel. Die zitten er standaard niet in, dus daar moet even goed naar gekeken worden. Verder is men bij Alliander vooralsnog erg tevreden over hoe alles is gegaan en nog steeds gaat.

Al met al heeft de fundamentele keuze van Alliander voor een andere architectuur ervoor gezorgd dat het bedrijf als geheel weer een stuk wendbaarder is geworden en eenvoudiger mee kan met veranderingen in de markt. Immers, het is geen maatwerk meer, dus bij eventuele veranderingen die een impact hebben op HR (iets wat waarschijnlijk alle veranderingen wel hebben), kan er snel en eenvoudig meebewogen worden. Onder de streep moet dit het bedrijf ook succesvoller maken, omdat men simpelweg minder tijd kwijt is aan dit soort bewegingen en zich dus op andere zaken kan richten. En dat is waar het uiteindelijk toch om draait bij organizational agility.

Copyright © 2020 IDG Communications, Inc.

7 secrets of successful remote IT teams