5 belangrijke tips in hoe je een meester wordt in communicatie

Je boodschap overbrengen is heel belangrijk, maar daarbij moet je niet vergeten het juiste medium te kiezen om je doelgroep te bereiken.

Het is opmerkelijk hoe veel leiders lijken te vergeten dat er een onmiskenbare correlatie bestaat tussen het meesterschap in communicatie en het succesvol bekleden van een leiderschapspositie.

Het bewijs stapelt zich immers al eeuwenlang op. De meestervertolkers van het woord waren wel de evangelisten in Europa in de eeuwen na de val van het Romeinse Rijk, waardoor het Christendom zich snel wist te verspreiden. Wat te denken van Willem van Oranje, die het land wist te verenigen, of meer recent Winston Churchill. Zelfs politieke persoonlijkheden als Hans Wiegel, Pim Fortuyn en Geert Wilders lieten en laten keer op keer zien dat het verpakken van de boodschap en die op het juiste moment op de juiste manier via het juiste medium brengen naar de doelgroep essentieel is. Onlangs heeft Donald Trump nog eens bewezen dat je via meerdere kanalen en op meerdere manieren je jezelf kan communiceren naar het hoogste politieke ambt.

Ik vroeg onlangs aan een groep directeuren wat hun gedachten waren over de communicatieve vaardigheden waarvan ze denken dat een leider van de toekomst nodig heeft.

Top-down communicatie is antiek

Een belangrijk aspect aan effectieve communicatie is de focus op de meest actuele communicatiemiddelen en sociaal gedrag. Politieke verkiezingen zijn dan wel al eeuwenoud, maar nog steeds relevant en Trump heeft goed gebruik gemaakt van sociale media. Clinton daarentegen vertrouwde nog sterk op e-mailcampagnes. Ze zou wat dat aangaat net zo goed kleitabletten kunnen laten rondgaan, of postduiven. Op eenzelfde wijze denken sommige CEO's nog steeds dat als ze een strategie hebben bepaald ze die via traditionele informatiekanalen kunnen verspreiden, zoals e-mail, en dat die strategie dan zal worden uitgevoerd. Dat is een antieke gedachte.

Deel van het probleem is dat werknemers geen e-mails openen van hun CEO. Hoe groot dat probleem is? Neem eens aan dat bedoelde CEO leiding geeft aan een multinational die het strategisch programma voor het komende jaar heeft gevat in een e-mail en die naar het complete wereldwijde personeelsbestand heeft gestuurd met als onderwerpsregel "Urgent, Direct Lezen". Enkele weken later vraagt een consultant die meehelpt in de digitale transformatie van dit bedrijf aan de IT-afdeling om het percentage werknemers dat daadwerkelijk de e-mail van de CEO heeft geopend. Het antwoord is: 27 procent.

De IT-riskmanager bij een ander bedrijf uit de Fortune 20 was niet verbaasd toen hij dit verhaal hoorde. Immers, in zijn organisatie worden werknemers specifiek aangeraden geen elektronische communicatieboodschappen te openen die lijken te komen van directieleden omdat het waarschijnlijk gaat om een phishing-aanval.

Zelfs als dat niet het geval is, blijft het feit staan dat elke organisatie zijn communicatiekloof heeft, zoals elke HR-manager je kan vertellen. Niet alleen tussen de CEO en zijn directe ondergeschikten, maar tevens tussen elk niveau in de organisatie helemaal tot aan de kelder. Dat opent een gapend gat tussen de CEO en diezelfde kelder die niet overbrugd kan worden zonder de juiste tools.

De moderne CEO van een bedrijf dat gespecialiseerd is samenwerkingstools en bedrijven helpt die tools optimaal te benutten, vindt dat zaken als een groupchat de juiste tools zijn, wat op zich niet verrassend is. Maar hij waarschuwt er wel bij dat in de communicatie met Millennials e-mail niet effectief is.

Maar wat is dan wel effectief? Overweeg deze komende vijf punten die ik geleend heb (en wat opgepoetst) van enkele goede sprekers en denkers:

1. Kort en to the point

Winston Churchill onderkende de importantie van beknoptheid. Hij formuleerde een uitdrukking die helaas nooit echt is aangeslagen: kortdradig, een tegenstelling van langdradig (een lange saaie monoloog). Onderzoek door Tim Wu, auteur van The Attention Merchants: The Epic Scramble to Get Inside Our Heads, geeft aan dat 55 procent van de lezers stopt met lezen van een stuk na 15 seconden. Joseph McCormack geeft in zijn mooie boek Brief: Make a Bigger Impact by Saying Less aan dat moderne managers "het moeilijk hebben om gefocused te blijven. De gemiddelde aandacht duurt tegenwoordig slechts 8 seconden. Een goudvis heeft een aandachtsspanne van 9 seconden."

Op 9 augustus 1940 schreef Churchill een memo aan zijn Oorlogskabinet waarin hij stelde dat "om ons werk te doen we enorme massa's rapporten moeten lezen. Vrijwel allemaal zijn ze veel te lang. Dat kost te veel tijd, terwijl we onze energie moeten steken in het zoeken naar de essentie." Churchill eindigde zijn memo met de mening dat beknoptheid "ons veel tijd zal besparen, terwijl de discipline in het puntig neerzetten van de essentie zorgt voor helder denken."

2. Als je wat zegt, maak het belangrijk

In een wereld waarin we overstelpt worden door communicatie is stilte een genot. Als je werkt aan een daadwerkelijk belangrijk document of boodschap en er moet iets worden gezegd, zeg het dan. Als dat niet het geval is, dan is er geen reden om zinloze bytes toe te voegen aan de informatiestroom. Vraag jezelf af: hoe veel is de informatie die ik wil gaan delen nu werkelijk waard?

3. Helder, geen ruis

De Washington Post citeert voormalig president van Harvard Derek Bok, de auteur van Higher Education in America, die stelt dat 98 procent van alle artikelen in kunst en wetenschappen nooit worden geciteerd door een andere onderzoeker. Vergelijkbaar is dat 90 procent van alle marketingcontent die beschikbaar is nooit wordt gebruikt door marketeers. In een modern bedrijf zijn vaak de meest indrukwekkende communicators degenen die het minste communiceren - maar als ze wat zeggen luistert iedereen.

4. Doe je huiswerk - voorverpakte punten

De sprekers die het beste overkomen zijn vaak degenen die hun huiswerk hebben gedaan - degenen die diep en lang hebben nagedacht over het grote plaatje. Hun rigoureus denkwerk geeft hen de mogelijkheid krachtige inzichten vooraf te verpakken in woorden. Een goede oefening ten aanzien van kernpunten is het jezelf afvragen wat je zou zeggen over kernpunt X als je slechts twee minuten had. Sommigen noemen dit een elevatorpitch, zoals verwoord in "Als je zeven verdiepingen in de lift zat met de CEO, wat zou je dan zeggen?"

5. Leg niet te veel uit

Geef mensen precies genoeg informatie, en nooit te veel. De neiging is om informatie toe te voegen "voor het geval". Elmore Leonard wijst zijn succes als schrijver van bestsellers toe aan het beperken van informatie. In zijn woorden: "Ik laat de delen weg die mensen toch al over zouden slaan."

Related:

Copyright © 2016 IDG Communications, Inc.

The CIO Fall digital issue is here! Learn how CIO100 award-winning organizations are reimagining products and services for a new era of customer and employee engagement.