Waarom jouw collega's geen Slack willen gebruiken

Bedrijven blijven proberen hun medewerkers aan tools te helpen als Slack en Hipchat, maar zien het gebruik ervan altijd tot teleurstellingen leiden. Medewerkers worden niet snel enthousiast van collaboratietools. En wel hierom.

Slack dreunde zichzelf de markt op drie jaar geleden, en sindsdien wil iedereen, van techgiganten als Facebook tot aan kleine groepen open-sourcedevelopers een deel van de markt voor teamcommunicatiesoftware.

De snelheid waarmee de innovatie van dergelijke zakelijke communicatiesoftware tegenwoordig gaat is enorm, en volgens onderzoek door G2 Crowd, een reviewplatform voor dergelijke tools, lijkt er aan de groei nog geen enkele rem te zitten. Meer dan de helft van alle bedrijven in het onderzoek heeft dergelijke teamcommunicatiesoftware geïmplementeerd, en 31 procent zegt dat in de komende twee jaar nog te willen doen.

Maar niet alles is rozengeur en maneschijn. Want deze oplossingen werken het best als alle teamleden ze gebruiken. Maar veel bedrijven krijgen hun medewerkers maar moeilijk enthousiast. G2 Crowd merkte dat slechts vier platforms regelmatig een activiteitsratio van boven de 75 procent konden bijschrijven, maar geen enkel product wordt voor de volle 100 procent gebruikt.

Geen aantrekkingskracht

Dat komt onder andere doordat er geen urgente reden is voor medewerkers om dergelijke software te gebruiken, in tegenstelling tot andere software die wel nodig is om je werk te kunnen uitvoeren.

Dat is de stellige overtuiging van Michael Fauscette, de onderzoekschef bij G2 Crowds. Hoewel early adopters zo snel mogelijk met Slack of iets gelijkends willen beginnen denkt Fauscette dat de meeste andere medewerkers juist een aantrekkelijke reden moeten krijgen om de nieuwe tool te gebruiken. Anders, zo blijkt uit het onderzoek, zullen de meesten er schouderophalend aan voorbij gaan.

"De meeste mensen willen weten wat het voor hen van waarde kan zijn. Als dat niet duidelijk genoeg wordt gemaakt zullen ze er geen energie in steken", zegt Fauscette. "Je zal ze moeten laten zien dat het product van waarde kan zijn."

"Mijn advies is jezelf af te vragen waarom jouw medewerkers een samenwerkingstool nodig hebben", zegt hij. "Als je die vraag niet makkelijk kan beantwoorden dan zal je merken dat de software die je aanschaft ook niet zal landen in je team, en wellicht zou je helemaal niet aan die implementatie moeten beginnen."

Slechte gebruikersinterfaces

Een opmerkelijke uitkomst van het onderzoek van G2 Crowd is dat vooral de gebruikersinterfaces van communicatiesoftware een groot obstakel is in het gebruik. Dat is belangrijk omdat de manier waarop de software eruit ziet mensen kan aanzetten tot het veranderen van hun gedrag. In veel gevallen komt het erop neer dat mensen bijvoorbeeld moeten stoppen met het gebruik van e-mail, maar ook met tools als Whatsapp en Twitter.

"Ze hebben in veel gevallen ervaring met consumentensoftware met een simpele interface, dus ze hebben de veronderstelling dat tools zo zouden moeten zijn", zegt Fauscette. "Tools als Twitter zijn echt niet eenvoudig maar ze hebben een voorkant die makkelijk in het gebruik is. Mensen vragen te veranderen is niet makkelijk dus je zal naar een tool toe moeten die zo'n zelfde schone en makkelijke interface heeft."

Onnodige functionaliteit

Een andere reden waarom gebruikers een samenwerkingstool prefereren die een simpele interface heeft is dat veel, zo niet alle, gebruikers alleen maar eenvoudige dingen met ze doen, zegt Alan Lepofsky, een analyst bij Constellation Research. "Mensen duiken in iets als Slack maar als je ze laat zien wat het allemaal kan doen blijkt dat slechts 5 procent van de mensen dat allemaal nodig denkt te hebben. Als je Slack neerzet in een gemiddelde sales- en marketingafdeling dan wordt het gebruikt als Skype maar dan met een extra smiley hier en daar."

Lepofsky zegt dat Facebooks Workplace een groot voordeel biedt boven andere collaboratietools omdat de meeste mensen al bekend zijn met de interface. Daarom gelooft hij dat bedrijven die Workplace implementeren een hoger gebruik zullen zien dan bij andere tools.

Een simpele of bekende interface kan belangrijk zijn om mensen aan de slag te krijgen met een nieuwe collaboratietool, maar kan het er ook voor zorgen dat mensen het blijven gebruiken?

Daarin komen bedrijven uitdagingen tegen als "het e-mailprobleem versie 2", zoals Fauscette het noemt. Dat betekent dat veel medewerkers overladen worden met enorme hoeveelheden e-mails en het gebruik van tools als Slack of Hipchat verplaatst simpelweg dat probleem naar een ander platform. De overdaad aan meldingen en berichten leidt ertoe dat mensen die gaan negeren.

Kunstmatige intelligentie kan helpen

Een oplossing op korte termijn kan zijn dat mensen beter worden begeleid in het gebruik van dergelijke tools zodat ze beter weten hoe ze notificaties kunnen filteren en activiteiten kunnen verdelen in aparte kanalen zodat die beter te managen zijn.

Op langere termijn zou dat wellicht niet meer nodig zijn vanwege het toenemende gebruik van kunstmatige intelligentie om te filteren wat een medewerker direct moet zien ten opzichte van de informatie-overload die dergelijke tools kunnen genereren, gelooft Fauscette. "Als je een machine kan leren waarin ik geïnteresseerd ben dan kan het die informatie voor me filteren", zegt hij. "Kunstmatige intelligentie is uitermate geschikt voor filtering en dat is de weg die we inslaan."

Fauscette zegt verder dat een andere reden waarom gebruikers niet blijven bij een tool die gekozen is door het bedrijf is dat een bepaalde functionaliteit zwak kan zijn terwijl die wel frequent wordt gebruikt. "Je kan bijvoorbeeld Slack gebruiken in een bedrijf maar dat wordt dan gebruikt voor zowel alle zaken waar het goed in is maar ook voor zaken waar het minder goed in is." Dat kan leiden tot het gebruik van andere tools voor die functionaliteiten waar het minder goed in is, maar die wel frequent worden gebruikt, en vaak zijn die extra tools erbij gepakt zonder dat IT dat weet of daar toestemming voor heeft gegeven.

Maar uiteindelijk moeten bedrijven zich niet te veel fixeren op de mate van gebruik van hun collaboratietools, zegt Lepofsky, omdat ook kleinere vormen van samenwerking binnen een organisatie kan leiden tot bredere voordelen in het bedrijf. "Welke tool heeft nu wel een gebruikersratio van 100 procent?", vraagt hij retorisch. "Wellicht alleen de HR-tools."

Related:

Copyright © 2017 IDG Communications, Inc.

Discover what your peers are reading. Sign up for our FREE email newsletters today!