Hoe je tot betere besluiten komt binnen je bedrijf

Besluitvorming in organisaties gaat vaak stroef, omdat er soms niet wordt overlegd, soms geen einde komt aan dat overleg. Dat kan anders.

Een van de onderliggende problemen in besluitvorming is dat organisaties niet weten wanneer ze moeten discussiëren en wanneer ze moeten stoppen met praten en het gewoon moeten doen.

Dat levert je twee problemen op:

  1. Je krijgt niet de juiste input omdat mensen er niet over praten als het zou moeten, en;
  2. Mensen het niet gaan doen als het zou moeten, omdat ze erover blijven praten als er een beslissing is gevallen.

De simpele techniek die ik gebruik om dat soort besluiteloosheid te vermijden heet Overleg versus Go.

Dat impliceert dat er twee benodigde en afgezonderde fases zijn. De Overleg-fase en de Go-fase.

Het nut van overleg

Veel managers vermijden het neerleggen van een onderwerp ter overleg omdat ze simpelweg willen zeggen "We gaan dit doen" en hun team ermee aan de slag gaat. Ze zijn bang dat als ze het gesprek aangaan, er mogelijk conflicten, twijfels, onenigheid en dissidentie ontstaat. En ze zien deze zaken als een aanval op hun autoriteit, en zonde van de tijd.

En dat is jammer.

In zo'n sfeer zullen mensen die belangrijke dingen weten niet altijd naar voren stappen als dat zou moeten, omdat ze niet het gevoel hebben dat hun bijdrage welkom is. En dus blijft belangrijke informatie die de leider echt nodig heeft verborgen, en mensen voelen zich tevens niet in hun kracht gezet. Met als resultaat dat zowel het besluit als de uitvoering gebrekkig is.

Conflict verbetert besluiten

In werkelijkheid zijn een gezond debat en conflict behulpzaam, omdat het die belangrijke informatie losmaakt die noodzakelijk is voor een goed besluit. Wanneer mensen argumenten uitwisselen krijg je het meest diepgaande en waardevolste inzicht in de materie.

Als de leider onwillig is in het toestaan van deze open en directe conversatie, missen ze kritieke informatie over de materie.

De overlegfase

Door de eerste fase de naam van overleg mee te geven, krijgen de mensen het gevoel dat hun bijdrage welkom is - en dat ze niet worden bestraft als ze hun mening geven.

Aan het einde van de overlegfase is niet alleen iedereen wijzer geworden, maar heeft iedereen tevens de mogelijkheid gehad om persoonlijk de materie te verwerken. Het debat zelf geeft iedereen de tijd om zich klaar te maken voor de go-fase, en het is meer waarschijnlijk dat ze dat met meer motivatie doen omdat hun mening is gehoord.

Zonder deze overlegfase zal je niet alleen slecht geïnformeerde besluiten nemen, je team is tevens minder klaar of minder gemotiveerd om actie te ondernemen.

Obstakels in de voortgang

Een ander groot probleem dat zich voordoet als je de overlegfase overslaat, is dat je geen mechanisme hebt om die overlegfase af te sluiten.

Managementteams verkwisten enorm veel tijd door beslissingen telkens maar weer te heroverwegen, vraagtekens te zetten bij de koers en het vragen om meer data. De leiders mogen dan wel denken dat ze een besluit hebben genomen, maar de organisatie weigert zich daaraan te binden omdat je nog steeds erover discussieert.

Iedereen ziet de doorlopende discussie als teken dat het onderwerp nog steeds niet is afgerond en nog steeds in de (jawel) overlegfase verkeert.

Mensen wachten dus op het finale antwoord in plaats van aan de slag te gaan. En ze blijven zaken toevoegen aan de discussie, waardoor nog meer problemen en vraagtekens ontstaan. Besluitvorming ligt stil.

De transitie naar Go

Een van de mooiste kanten van de formele overlegfase is dat je het kan beëindigen.

Het moet duidelijk zijn dat voor elk initiatief of beslissing er een overlegfase is en een Go-fase.

  1. Overlegfase: Gesprekken, vragen, input, argumenten, alles is welkom. Gedurende het overleg maak ik duidelijk dat ik mensen hun meningen wil horen. Ik wil de argumenten horen. Ik wil dat iedereen vecht voor zijn standpunt.
  2. Maak een duidelijk besluit: Nadat de overlegfase over is, maak ik duidelijk wie de eigenaar is van het besluit en zorg ik dat dat besluit ook wordt gemaakt.
  3. Start de Go-fase: Dan maak ik duidelijk dat we nu in de Go-fase gaan. Het besluit is gecommuniceerd en de actie wordt officieel gestart. Dit is de tijd om samen te werken, en niet samen te praten. Die fase is geweest.

Door deze structuur te plaatsen kan je duidelijk maken dat in de overlegfase het verwachte en gewaardeerde gedrag is om je mening te geven. En als je eenmaal het besluit hebt verkondigd en duidelijk hebt gemaakt dat het Go-tijd is, de mensen dan weten wat nu het gewenste en gewaardeerde gedrag is, namelijk actie en geen verdere discussie.

Related:

Copyright © 2017 IDG Communications, Inc.

The CIO Fall digital issue is here! Learn how CIO100 award-winning organizations are reimagining products and services for a new era of customer and employee engagement.