7 fouten in de onderhandelingen over je cloud-contract

Sta je voor de vernieuwing van je huidige cloudovereenkomst? Dan is het hoog tijd dat je de valkuilen leert kennen voordat je er hard in valt.

Organisaties en de inkoopafdelingen zijn vaak op zoek naar "best practices" om hen te helpen de meest gunstige uitkomst te bereiken in de onderhandelingen over vernieuwing van cloudovereenkomst. Maar al te vaak gaan deze goede bedoelingen helemaal verkeerd als er te veel wordt vertrouwd op ervaringen uit het verleden en als men ervan overtuigd is dat er een uniforme aanpak is die optimale resultaten oplevert.

Hier zijn zeven van de meest voorkomende onderhandelingstactieken die vaak niet werken zoals bedoeld of zelfs negatieve gevolgen kunnen hebben als ze gebruikt worden tijdens cloudonderhandelingen.

1. Te lang wachten in de voorbereiding

Veel organisaties beginnen hun voorbereidingen op de onderhandelingen over contractvernieuwing ongeveer 3 maanden voor de verlengingsdatum, maar dit is te kort tijd om effectief te onderhandelen, laat staan de litanie van problemen die moeten worden aangepakt met de cloudleverancier te bespreken. Deze timing werkt ook in je nadeel omdat ook de cloud-leverancier zal weten dat je niet genoeg tijd hebt. Idealiter beginnen organisaties 12 maanden voor de verlengingsdatum met de voorbereidingen.

2. Leidinggevenden niet effectief betrekken

Als iemand van de afdeling inkoop of vendormanagement de relatie beheert met de cloudleverancier en het enige contact is op het accountmanagementniveau, dat is de relatie waarschijnlijk niet zo strategisch als het moet zijn. Voor senior managers in IT en de business is interactie met senior managers bij de cloudleverancier van groot belang.

Onderhandelingen over cloudcontracten zijn niet hetzelfde als het bestellen van kantoorbenodigdheden en vereisen dus meer aandacht en dialoog op hoog niveau. Organisaties zijn in toenemende mate afhankelijk van hun cloudleveranciers, dus bij deze relaties dienen managers van beide bedrijven betrokken te zijn die de relatie benaderen en behandelen als een strategisch partnerschap.

3. Te sterk leunen op relaties op managementniveau

Hoewel het noodzakelijk is om relaties op managementniveau tot stand te brengen en te onderhouden, is het een vergissing om er aan de onderhandelingstafel te veel op te vertrouwen. Te veel organisaties overschatten de kracht van de relatie op managementniveau en onderschatten de onderhandelingsmogelijkheden van de cloudleverancier. Onthoud dat cloudleveranciers dezelfde relatie in hun voordeel kunnen en zullen gebruiken.

Accountmanagers van de cloudleverancier houden ervan wanneer senior-level managers de strategie willen bespreken of zeggen dat ze zoeken naar verbetering van de relatie, omdat dit de kans op de upsell en een grotere afhankelijkheid van de oplossingen van de leverancier verhoogt. Vergeet niet dat de managers van grote cloudleveranciers en die in senior sales-functies waarschijnlijk de beste in sales zijn. Managers van een bedrijf als Salesforce, dat zich specialiseert in het helpen van andere bedrijven om effectiever te verkopen, weten klanten te overtuigen om een aankoop te doen.

Zelfs als er een sterke relatie op uitvoerend niveau bestaat die als hefboom kan worden gebruikt tijdens de onderhandelingen over contractvernieuwing, is het nog steeds van cruciaal belang om een uniform en effectief pakket van gesprekspunten te ontwikkelen die de juiste verwachtingen voor de relatie bepalen.

4. Focus op prijs

Als het gaat om je cloudovereenkomsten en verlenging daarvan, is de prijs slechts één variabele. Het verlagen van de prijs en pas later andere factoren aanpakken, zullen nooit tot een optimaal resultaat leiden, want zelfs als de cloudaanbieder extra kortingen of vooraf prijsverlaging aanbiedt, zal hij bij de volgende verlenging (d.w.z. over 3 jaar) de gederfde inkomsten willen compenseren.

Als je er niet in slaagt op een juiste manier ervoor te zorgen dat je onderhandelingspositie ook op prijs sterk blijft omdat je verblind was door de vooraf gerealiseerde prijsverlagingen en vervolgens wordt geconfronteerd met een aanzienlijke (en hoogstwaarschijnlijk niet begrote) prijsverhoging, dan heb je twee opties: vernieuwen tegen de verhoogde prijs of de toegang verliezen tot alle functionaliteit waar je organisatie zoveel energie in heeft gestopt om te implementeren en die tot op de dag van vandaag nodig is in de productiviteit. In de meeste gevallen is het niet haalbaar om van cloudleverancier te veranderen, zodat de organisatie uiteindelijk gedwongen wordt om te vernieuwen, ongeacht de prijsstijging, en geld zal moeten vinden uit andere delen van het bedrijf, wat meestal gepaard gaat met onverwachte en schadelijke bezuinigingen.

In plaats van zich uitsluitend te richten op het verlagen van de vooraf vastgestelde prijzen, zouden organisaties toezeggingen moeten afdwingen van cloudleveranciers op het gebied van downstreamprijzen en flexibiliteit. Prijs moet altijd een belangrijk onderdeel van elke cloudonderhandeling zijn, maar de onderhandelingen moeten niet tot prijs worden beperkt. Het is belangrijk dat dergelijke onderhandelingen op een meer holistische manier worden benaderd.

5. Zoeken naar alternatieve oplossingen

Tenzij er een echt levensvatbare alternatieve oplossing is, voldoende tijd om goed te evalueren, en voldoende tijd om een overstap te maken, is het noemen van concurrerende cloudaanbieders als onderdeel van je onderhandelingsstrategie geen goed idee. Het is zinloos om simpelweg te zeggen dat je kunt overstappen als er niet aan de eisen wordt voldaan, tenzij je daadwerkelijk kunt doen wat je zegt te zullen doen.

Er zijn verschillende redenen waarom de overstap naar een alternatieve oplossing niet echt haalbaar is:

De organisatie is al locked-in met de huidige provider, vertrouwt op de oplossingen van de cloudleverancier om de omzet te verhogen, de productiviteit te verhogen, en in sommige gevallen, de dagelijkse bedrijfsvoering effectief te laten verlopen.

Er is een beperkte pool van alternatieve cloudproducten die uiteindelijk kunnen voldoen aan de eisen van de organisatie, die makkelijk kunnen integreren in het huidige technologie-ecosysteem, en de steun van de business hebben.

De meeste alternatieve opties werden reeds geëvalueerd en verworpen of werden in het verleden niet meer in aanmerking genomen.

Aanzienlijke uitdagingen op het gebied van verandermanagement en productiviteitsverlies tijdens de overgangsperiode kunnen de potentiële voordelen van overstappen tenietdoen.

Het noemen van alternatieve opties kan voor de inkoopafdeling werken bij het bestellen van kantoorbenodigdheden, maar het is niet hetzelfde voor cloudproducten waarvan u geen eigenaar bent. Alle gevestigde cloudverkopers zijn zich terdege bewust van de enorme hindernis die het migreren naar een nieuwe oplossing met zich meebrengt, dus deze inkooptactiek is alleen effectief en de moeite waard als deze echt levensvatbaar is.

6. Te kortzichtig zijn

Cloud-deals hebben doorgaans een looptijd van 3 jaar, maar uw organisatie verliest elke keer als u vernieuwt het hefboomeffect, dus u moet bij elke vernieuwing nadenken over hoe uw vernieuwing (prijzen, vereisten, relatie, enz.) er veel verder uit zal zien (d.w.z. 6 tot 9 jaar later). In plaats van te kijken naar de korte termijn, denkt u strategisch na over de relatie en waar uw organisatie naartoe gaat.

Met digitale transformaties in de frontlinie van de meeste plannen van de organisatie, wordt het nog belangrijker om je cloudverlenging te benaderen met een lange-termijn mentaliteit. Hoe helpen de cloudleverancier en de producten die hij verkoopt jouw bedrijf digitaal te transformeren? Je moet ervoor zorgen dat het contract dat je afsluit zo gestructureerd is dat het op lange termijn de nodige bescherming en flexibiliteit biedt om een effectieve en volledige transformatie mogelijk te maken. Daarnaast moet je de cloudverkoper motiveren om op dezelfde manier als je strategisch na te denken over de toekomstige relatie.

7. Inconsistente communicatie

Als je er niet in slaagt om de crossfunctionele teams die samenwerken met de cloudleverancier op één lijn te houden met de doelstellingen, krijg je inconsequente communicatie naar de cloudprovider. Als iemand van de inkoopafdeling suggereert dat hij of zij alternatieve cloud-oplossingen moet overwegen als de onderhandelingen niet goed gaan, slechts een dag nadat de CEO of line-of-business managers een vergadering met een manager van de cloudleverancier inplannen om te bespreken hoe hun oplossing zou kunnen helpen om de lange termijn-doelstellingen van de organisatie te bereiken, dan verliest de inkoopafdeling niet alleen aan geloofwaardigheid, maar de organisatie verliest momentum, terwijl de cloudleverancier juist meer momentum krijgt. Iedereen die contact heeft met de cloudverkoper moet met de neus in dezelfde richting staan om effectief te kunnen onderhandelen.

Hoewel veel van deze gemeenschappelijke onderhandelingstactieken in bepaalde situaties effectief kunnen zijn, vereisen onderhandelingen over cloudcontracten een unieke en goed doordachte aanpak. Helaas leren te veel organisaties op de harde manier dat best practices op het gebied van onderhandelen en/of inkopen niet vaak overgaan naar onderhandelingen over cloudvernieuwing of niet leiden tot de optimale resultaten die organisaties nastreven. Het hebben van de juiste balans tussen het gebruik van deze tactieken en de juiste toepassing ervan in de context van uw cloudvernieuwing met cloudleverancier-specifieke benchmarks is de sleutel tot een succesvolle onderhandelingen over verlenging van je cloudcontract..

Related:

Copyright © 2018 IDG Communications, Inc.

Download CIO's Roadmap Report: Data and analytics at scale