Dit is de enterprise architectuur-aanpak van 2020

De wijze waarop we omgaan met onze applicatie-architectuur is volledig op de schop gegaan, en IT-afdelingen kunnen niet blijven vasthouden aan hun rigide aanpak hierin. Het is tijd voor verandering!

Geloof het of niet, maar Salesforce.com is slechts twintig jaar oud. Salesforce werd in 1999 opgericht vanuit de toen revolutionaire veronderstelling dat bedrijfsapplicaties sneller, goedkoper en betrouwbaarder via de cloud geleverd konden worden. Salesforce is in alle opzichten een enorm succes. Het ging in 2004 naar de beurs, behaalde in 2009 1 miljard dollar aan inkomsten en overwon vorig jaar de grens van 10 miljard dollar. Maar misschien wel de grootste prestatie was het fundamenteel veranderen van de applicatiearchitectuur die bedrijven gebruiken om hun dagelijkse bedrijfsvoering te ondersteunen. Cloud-based software-as-a-service (SaaS) applicaties spelen een belangrijke, zo niet dominante rol in de architecturen van de meeste grote ondernemingen.

In 2010 kwam Apple met de marketingslogan 'there's an app for that'. Deze tagline was bedoeld om de grote verscheidenheid aan activiteiten te belichten die mensen op hun iPhones kunnen uitvoeren. Negen jaar later is de tagline ook van toepassing op zakelijke toepassingen. Hoewel er nog steeds monolithische, multipurpose cloud-gebaseerde applicaties bestaan, worden ze aangevuld en vaak gekannibaliseerd door een overvloed aan eenmalige SaaS-apps die zich richten op zeer specifieke zakelijke problemen of voldoen aan de unieke behoeften van individuele bedrijfsteams.

De groei aan SaaS-apps komt in elk bedrijf voor. Weinig IT-groepen zouden kunnen beweren een volledige inventarisatie te hebben van de SaaS-tools die in hun bedrijf worden gebruikt. Hoe kunnen IT-afdelingen omgaan met deze steeds groter wordende verzameling van cloud-gebaseerde mogelijkheden? Wanneer moet IT de introductie van nieuwe SaaS-applicaties controleren en wanneer moet het eenvoudigweg voldoen aan de voorkeuren van haar functionele klanten?

Systems of Record versus Systems of Engagement

Systems of Record verwijst naar applicaties die bedrijfsinformatie bevatten die van cruciaal belang is voor de uitvoering van de belangrijkste bedrijfsprocessen, zoals de beloning van werknemers of het beheer van de toeleveringsketen. Ze worden ook gebruikt om de naleving aan te tonen van extern opgelegde regelgeving of normen zoals SOX of GAAP.

Systems of Engagement zijn toepassingen die de productiviteit van werknemers verhogen of duurzame zakelijke interacties met leveranciers, partners en betalende klanten bevorderen. Sommige toepassingen kunnen dienen als systemen van registratie en betrokkenheid. Zo kan een systeem dat consumenten gebruiken om films te selecteren en te downloaden, worden ontworpen om de vraag te stimuleren door de voorkeuren van individuele gebruikers te volgen (engagement) en kan het ook worden gebruikt voor klantenfactureringsdoeleinden (record).

Ondernemingen proberen te voorkomen dat er meerdere systems of record worden gecreëerd of onderhouden. Dubbele of inconsistente bedrijfsinformatie leidt onvermijdelijk tot verwarring en leidt meestal tot een reeks handmatige processen om discrepanties op te lossen. Als gevolg daarvan worden systems of record meestal geselecteerd door middel van een formeel evaluatie- en goedkeuringsproces waarbij zowel zakelijke als IT-belanghebbenden betrokken zijn. Business requirements worden expliciet gedefinieerd; vendor capabilities worden expliciet geëvalueerd; en proefimplementaties worden meestal uitgevoerd voordat een definitieve beslissing wordt genomen. Het introduceren van een nieuw system of record is meestal een vrij substantiële 'levensbeslissing' voor elk bedrijf. De beslissing is te ontwrichtend, te kostbaar en te impactvol om lichtvaardig te worden genomen.

Aan de andere kant kunnen systems of engagement zich binnen een bedrijf vermenigvuldigen aan de hand van de grillen van individuen of functionele teams. Er kunnen meerdere applicaties bestaan voor workflow management, het delen van bestanden, document co-auteurschap, projectmanagement, werving, vergaderplanning, sms en zelfs e-mail! Engagementtoepassingen worden vaak gebruikt zonder dat ze worden onderworpen aan een formeel evaluatie- of selectieproces. Als ze tegemoetkomen aan een duidelijke behoefte of simpelweg een sterke voorkeur hebben bij sleutelpersonen, kunnen ze in zeer korte tijd viraal worden geïmplementeerd.

De uitdaging van de enterprise architecture

Enterprise architecture (EA) teams hebben in het verleden geprobeerd om de applicatieportfolio's van hun bedrijven te rationaliseren en te standaardiseren. Ze proberen toepassingen met overlappende mogelijkheden te identificeren met als doel het elimineren van overlappende mogelijkheden. Ze proberen ook het gebruik van specifieke applicaties binnen het bedrijf te standaardiseren om de efficiëntie van bedrijfsprocessen te verbeteren en de productiviteit van werknemers te verhogen.

Kostenoverwegingen zijn het belangrijkste wapen dat EA-teams gebruiken om hun aanbevelingen te rechtvaardigen. Ze doen een beroep op de CIO, CFO, COO en zelfs de CEO om sommige apps te standaardiseren en andere te elimineren als middel om de huidige kosten te verlagen en de besparingen elders te kanaliseren, naar meer kritische zakelijke professionals.

Het kostenwapen wordt steeds minder effectief als reden om de toename van engagementaanvragen te beteugelen. EA-teams moeten de criteria die zij hanteren bij de beoordeling van het nut van engagementtools bewust uitbreiden en expliciet rekening houden met de volgende factoren:

  • Kostenoverwegingen zijn nog steeds belangrijk en moeten worden begrepen. Niemand vindt het leuk om twee keer te betalen voor iets wat ze al hebben!
  • Werknemersproductiviteit is belangrijker dan de kosten. Menselijk kapitaal (d.w.z. arbeidskosten) vertegenwoordigt doorgaans de grootste afzonderlijke uitgave binnen het operationele budget van een bedrijf. Bescheiden investeringen in dubbele engagement tools die de productiviteit van het personeelsbestand verbeteren - zelfs marginaal - kunnen een enorme ROI hebben.
  • De snelheid binnen bedrijfsprocessen is belangrijker dan de productiviteit van de werknemers. Tools die de stroperigheid van interne bedrijfsprocessen verminderen en de wachttijden voor inkoopbeslissingen, orderinvoer, orderafhandeling, klantenmeldingen, etc. verminderen, kunnen een bron van concurrentievoordeel zijn. Gespecialiseerde apps met overlappend taakbeheer of workflow- of orkestratiemogelijkheden kunnen nodig zijn om de operationele pariteit met een industriële tegenstander te behouden.
  • Security is belangrijker dan de snelheid van het bedrijf. Beveiligingsaansprakelijkheden zijn de ultieme afschrikking voor het gebruik van bepaalde engagement tools. Geen enkele commerciële onderneming wil een crisis in het vertrouwen van de klant ervaren, zichzelf blootstellen aan boetes of een verlies van merkreputatie als gevolg van een inbreuk op de beveiliging. Beveiligingsoverwegingen zijn het ultieme wapen in het beperken of elimineren van het gebruik van individuele engagement toepassingen.

Het nieuwe enterprise-architectuur-playbook

EA-groepen die in het verleden hebben geprobeerd om bedrijfswaarde te genereren door de keuzes van tools voor werknemersbetrokkenheid te beperken, moeten een radicaal andere mindset ontwikkelen. In plaats van zich manisch te richten op de beste tool voor een specifieke activiteit moeten ze een ecosysteem van engagement tools sanctioneren die gezamenlijk de efficiëntie en effectiviteit van de interne bedrijfsvoering kunnen transformeren. In plaats van de aanschaf van individuele tools te rechtvaardigen, moeten ze de mogelijkheden van het ecosysteem dat ze creëren en verbeteringen in productiviteit en bedrijfssnelheid meten ten opzichte van de kosten van dat hele ecosysteem. Ze moeten voorkomen dat ze proberen significante voordelen toe te schrijven aan individuele tools, simpelweg omdat geen enkel individueel instrument of een beperkte set van gestandaardiseerde tools de talloze interacties die nodig zijn voor een modern bedrijf om succes te hebben, optimaal mogelijk kan maken.

De klassieke rationalisatie- en standaardisatieprincipes die EA-teams in het verleden hebben toegepast, zullen waarschijnlijk ook in 2020 en daarna van toepassing blijven op de selectie van systems of record. EA-teams die dezelfde principes proberen toe te passen op systems of engagement, doen dit echter op eigen risico. Hun aanbevelingen zullen waarschijnlijk worden genegeerd en hun rol als leiders van technologische innovatie binnen het bedrijf zal worden gemarginaliseerd.

Related:

Copyright © 2019 IDG Communications, Inc.

The CIO Fall digital issue is here! Learn how CIO100 award-winning organizations are reimagining products and services for a new era of customer and employee engagement.