5 duistere geheimen van system integrators

Projecten lopen altijd uit schema en budget, en wat we ook proberen om de ingeschakelde system integrator in toom te houden, lukt dat maar zelden. Hier zijn de 5 duistere geheimen van de system integrators.

In de afgelopen 20 tot 30 jaar lezen we steeds maar weer over bedrijven die hun IT-gerelateerde transformatiebudgetten en -schema's overschrijden. Elk jaar komt er minstens één nieuwe studie uit die aantoont dat 30 tot 60 procent van alle grote projecten hun vooraf gestelde budgetten met 25 procent of meer overschrijden. Inkoopafdelingen hebben dan ook strengere contracten afgesloten met systeemintegratoren in de hoop de onzekerheid over het budget te verminderen.

Als reactie hierop hebben systeemintegratoren (in het oorspronkelijke contractvoorstel) onderdelen laten herschrijven van het contract die zij niet met voldoende precisie kunnen voorspellen. Zo hebben ze ervoor gezorgd dat eventuele niet-kwantificeerbare risico's in verband met hun budget en planning uitsluitend onder de verantwoordelijkheid van de klant vallen. Deze risico's zullen hoogstwaarschijnlijk uitmonden in extra kosten die kunnen worden afgewenteld op de klant.

In de afgelopen tien jaar hebben systeemintegratoren hun contractuele kracht aangescherpt om ervoor te zorgen dat deze moeilijk te kwantificeren risico's diep begraven liggen in het contract, maar wel duidelijk identificeerbaar zijn in hun vaste prijsafspraken. Hier zijn vijf manieren waarop consultants ervoor zorgen dat de klant het risico draagt:

Geheim 1 - Het is bijna zeker dat er functionele scope-veranderingen zullen plaatsvinden

Een eerste blauwdruk van een proces- en systeemontwerp is precies dat, een "blauwdruk". Als het systeem en het bedrijfsproces zijn geconfigureerd, zijn er een aantal punten waarop het procesontwerp moet worden aangepast of verbeterd. Specifiek zullen er wijzigingen nodig zijn:

  • Na blauwdruk en validatie van de bedrijfswaarde
  • Bij de voltooiing van de eerste testronde na de vaststelling van specifieke proceslacunes
  • Na de integratietests wanneer interfaces die in de beginfase van het project niet werden ontdekt, worden geïdentificeerd, en
  • Na een bedrijfssimulatie nadat gebruikers hebben ontdekt dat belangrijke informatie niet beschikbaar is en dat er nieuwe rapporten nodig zijn.

De identificatie van lacunes in de functionele scope is een natuurlijk onderdeel van het proces en moet worden gepland. Systeemintegratoren zullen zichzelf beschermen door duidelijk de exacte scope te identificeren die zij in het bod hebben opgenomen.

Geheim 2 - De klant zal de inspanning die nodig is om data voor te bereiden niet begrijpen

Data is een kritische succesfactor vanaf de tijd van het eerste IBM ponskaartsysteem. Toch blijven klanten op dit punt struikelen. Vanuit mijn perspectief zijn er drie redenen waarom klanten de inspanningen die nodig zijn om het werk aan de data af te ronden, voortdurend onderschatten:

  • Onderschatting van de omvang van de problemen met de data in het huidige legacysysteem. Er is een ingeslopen aanname dat de data in goede staat is, aangezien ze vandaag de dag wordt gebruikt om het bedrijf te runnen. Wat klanten vaak niet begrijpen is dat de data in de legacy systemen de geschiedenis van organisatieveranderingen, de overblijfselen van lang vergeten initiatieven, een gebrek aan volledigheid en de altijd favoriete gebruikersinventiviteit met zich meebrengen. Het doorzoeken van jouw gegevens is als een archeologische opgraving – elke nieuwe laag brengt nieuwe problemen aan het licht.
  • Het overschatten van het vermogen van technologie of technologen om de problemen zonder hulp van het bedrijf op te lossen. Het is waar dat technologie kan worden gebruikt om gegevens op te schonen. Er kunnen regels worden geschreven om de gaten op te vullen waar gegevens ontbreken. Oude gegevens kunnen vaak worden geïdentificeerd en geëlimineerd. Echter, tussen de 10 tot 20 procent van de data vereist beperkte tot intensieve samenwerking met de klant om deze te repareren en te corrigeren. Wanneer je te maken hebt met 20 jaar aan data, is de nodige participatie en inspanning van de klant aanzienlijk.
  • Slechte prioritering van het werk. Projectteams hebben vaak te maken met lange doorlooptijden vanuit de business in het oplossen van problemen en het projectteam vergeet om de business te waarschuwen voor de hoeveelheid werk die nodig is. Deze tekenen wijzen op een gebrek aan prioritering door het projectteam en een slechte relatie met de business.

System integrators nemen vaak simpelweg de verantwoordelijkheid voor de laatste stuk van de datamigratie (het proces van het daadwerkelijk laden van de data). Dit laat het zware werk over aan de klant. Natuurlijk, zodra de klant ontdekt heeft dat hij in de problemen zit met data, zal de systeemintegrator reageren met middelen om op T&M-basis te ondersteunen.

Geheim 3 - De klant is niet voorbereid op de snelheid van besluitvorming die nodig is om de planning te ondersteunen

Cross-functionele bedrijfsprocessen zijn zeldzaam bij bedrijven die niet werken met een reeds bestaande ERP. Nog zeldzamer is de mogelijkheid om snel cross-functionele procesbeslissingen te nemen. Het jarenlang functioneren van een bedrijf in een organisatorische hiërarchie heeft ervoor gezorgd dat die bedrijven slecht voorbereid zijn om cross-functionele kwesties aan te pakken. Zich bewust van dit risico voor de besluitvorming, zullen systeemintegratoren veronderstellingen in hun schattingen opnemen die specifieke tijdskaders schetsen die nodig zijn om beslissingen te nemen en deliverables te accepteren. Als bedrijven overeenkomsten tekenen en niet aan deze aannames kunnen voldoen, dan is dit reden voor een wijzigingsopdracht.

Geheim 4 - De klant zal niet bevestigen dat de bedrijfsprocesoplossing gaat werken tot het gelijktijdig testen van training, data en technologie

Over het algemeen zullen systeemintegratoren ervoor pleiten om training-, technologie- en data-trajecten gescheiden te houden voor een groot deel van het programma en ze vervolgens allemaal bij elkaar te brengen aan het einde van het programma. Wat de meeste klanten niet begrijpen is dat je niet echt weet of de oplossing gaat werken totdat je ze allemaal bij elkaar brengt. Gezien het feit dat de systeemintegrator de verantwoordelijkheid voor de technologie op zich neemt en de klant eigenaar is van de gegevens en training, raad eens wie eigenaar is van 2/3 van de potentiële problemen en wie een wijzigingsopdracht krijgt voor vertragingen in de planning?

Geheim 5 - De klant zal niet in staat zijn om de capaciteit van de zakelijke gebruiker net voor de ingebruikname flexibel in te zetten

In de twee maanden voorafgaand aan de ingebruikname zal er onvermijdelijk een enorme druk ontstaan op de business. Het testen, het opschonen van de data, de opleiding en de laatste voorbereidingen voor de omschakeling zullen aanzienlijke eisen stellen aan de deelname van de business. Met hun eigen prioriteiten op het gebied van operationele continuïteit aan de voorkant van de organisatie, zullen bedrijven vaak tekortschieten in het leveren van de benodigde middelen. Dit opent de deur voor systeemintegratoren om meer veranderverzoeken in te schieten vanwege vertragingen, of de mogelijkheid om extra capaciteit in te zetten om het bedrijf te helpen.

Copyright © 2019 IDG Communications, Inc.

Download CIO's Roadmap Report: 5G in the Enterprise