Waarom mislukken mijn projecten?

Het mislukken van een project is een van de belangrijkste redenen waarom IT in een bedrijf niet altijd op veel vertrouwen kan rekenen. Het goede nieuws is dat het succes van een project gemakkelijk te behalen is, en het is de weg naar IT-vertrouwen.

Het antwoord op bovenstaande vraag, "Waarom mislukken mijn projecten?", is veel eenvoudiger dan je misschien denkt. Als je eenmaal weet wat de oorzaak is van het falen van jouw project, kan je het oplossen.

Laten we dit probleem opsplitsen in eenvoudige componenten. Het succes van het project is gebaseerd op 3 specifieke dingen:

  1. Het project op tijd opleveren
  2. Het project binnen het budget realiseren
  3. Voldoen aan de behoeften van de klant

Een mislukking in een of meer van deze categorieën betekent dat jouw project is mislukt. Er zijn enkele onderzoeken die suggereren dat het percentage mislukte IT-projecten kan oplopen tot 70.

Ik denk dat dit een beetje overdreven is, maar zelfs met de helft (35 procent) is het een ernstig probleem voor IT-organisaties. We moeten werken met een slagingspercentage van 90 procent of meer. Dit is zeer haalbaar, en het is eenvoudig met een beetje kennis en een paar tools!

Wat veroorzaakt het mislukken van een project? Laten we er in duiken, maar voordat we dat doen zijn er een paar dingen om te weten. Er zijn twee algemene redenen waarom IT-projecten mislukken.

  1. Wij doen niet het voorbereidende werk om het project te definiëren en de te leveren prestaties te kwantificeren. Projectprofessionals noemen dit "het definiëren van de projectomvang".
  2. We communiceren niet effectief.

IT'ers doen hun werk graag, maar we hebben de neiging om plannings- en communicatieactiviteiten te vermijden als we dat kunnen. Het gaat over "te druk" of "we hebben niet genoeg tijd". Het heeft ook te maken met het feit dat een groot deel van de IT'ers terughoudend en introvert is; we doen het werk liever dan te plannen en te communiceren.

Nou, dat is een grote valkuil die je moet vermijden. Het echte probleem is dat je het je niet kunt veroorloven om geen tijd te besteden om aan planning te doen en te communiceren terwijl het projectwerk onderweg is. Als je deze dingen niet doet, is jouw project gegarandeerd gedoemd om te mislukken.

Ik heb zo veel bedrijven gezien waar ze veel over projectmanagement praten, maar als je binnenkomt, zie je al snel dat ze echt geen echt projectmanagement doen. Het resultaat is het mislukken van een project en een ernstig gebrek aan geloofwaardigheid van IT.

Dit is een groot probleem in kleine en middelgrote bedrijven.

OK, tot zover de algemene redenen. Laten we de drie sleutels tot succes van het project behandelend en een beetje specifieker worden in wat de oorzaken zijn van het falen van een project.

I. Projecten worden te laat opgeleverd

Als dit het geval is, is dat meestal omdat je geen goed projectschema hebt ontwikkeld of omdat je het schema niet beheert met wekelijkse projectstatusbijeenkomsten.

De eerste reden voor late projecten is dus dat je geen realistische projectplanning hebt ontwikkeld met duidelijk omschreven taken, verantwoordelijkheden en vervaldatums. Een projectplanning is een "must have" om een project op tijd op te leveren.

Een tweede reden waarom jouw project te laat opgeleverd wordt, kan zijn omdat je het project niet goed in de gaten houdt en de planning niet goed opvolgt. Dit wordt voorkomen met wekelijkse statusvergaderingen. Als aspecten van het project dreigen te ontsporen, geven wekelijkse statusmeetings je de gelegenheid om de problemen aan te pakken en de zaken gaande te houden.

Ik heb onlangs een CIO meegemaakt in een bedrijf van 700 miljoen dollar dat een solide projectplanning had voor een groot project dat was ontwikkeld door een externe consultant, maar ze stopte met wekelijkse statusmeetings omdat het "te veel tijd in beslag nam".

Toen ik het project inspecteerde en dit zag, vertelde ik de CIO en CEO dat het project zou mislukken als ze dit project niet als een echt project gingen uitvoeren. Het is mislukt en helaas was het de "laatste druppel" in een reeks van projecten die de CIO liet ontsporen.

Als je geen realistische projectplanning hebt die bepaalt wat er gedaan moet worden en wanneer het moet worden uitgevoerd, of als je er niet in slaagt om de planning te halen, heb je 0 procent kans om het project op tijd op te leveren.

Het ontwikkelen van een projectplanning is niet moeilijk, maar je hebt wel een aantal fundamentele "know-how" nodig om het effectief te doen. Hoe meer je doet, hoe gemakkelijker het wordt. Ik had het geluk dat ik deze basisprincipes van projectplanning leerde in mijn eerste jaar bij IBM in een Systems Engineer rol. Het is iets dat me gedurende mijn hele carrière heeft geholpen.

Een derde reden waarom jouw project te laat opgeleverd wordt, is wanneer je niet goed werk doet aan de voorkant om de reikwijdte van het project te definiëren - doelstellingen en specifieke deliverables. Als je ontdekt dat er dingen worden gemist in wat je van plan was te leveren, kan dit onverwachte tijd toevoegen aan je project.

De vierde reden is "scope creep". Soms als onze IT-medewerkers aan een taak beginnen te werken, kunnen ze er dingen aan toevoegen om die taak "beter te maken". Dit kan vooral het geval zijn bij softwareontwikkelaars. Leer medewerkers over scope creep en hoe je dit kunt voorkomen door ideeën naar de projectmanager te brengen voordat je het met de klant bespreekt. We willen dat medewerkers creatief en consciëntieus zijn, maar we moeten de verwachtingen van onze klanten op de juiste manier managen.

Als je merkt dat jouw projecten consequent te laat of niet volgens schema verlopen zijn, inspecteer ze dan om te zien wat de oorzaak is en doe een beter werk in toekomstige projecten.

Veel voorkomende redenen zijn:

  • Het niet opstellen van een projectplanning
  • Geen buffer in de belangrijkste projecttijdlijnen
  • Het niet identificeren van knelpunten en het aanpakken ervan
  • Niet in staat zijn om het schema met wekelijkse statusvergaderingen te volgen.

II. Projecten gaan over het budget heen

Een paar dingen kunnen ervoor zorgen dat een project het budget te boven gaat. Ten eerste is het zo dat als het project vertraagd wordt, het onverwachte kosten kan toevoegen aan het project die jouw budget kunnen "opblazen".

Een andere reden is als je er niet in slaagt een conservatief budget te ontwikkelen dat een buffer heeft om onverwachte verrassingen op te vangen. Geloof me, er zullen in de meeste projecten van significante omvang een paar verrassingen zijn.

Een belangrijke regel om te volgen is: Projecten duren meestal langer en kosten meer dan verwacht.

Een passend budget heeft wat "beweegruimte" in zich om verrassingen op te vangen, en naar mijn ervaring komen verrassingen bijna altijd met extra kosten.

III. Projecten voldoen niet aan de behoeften van de klant

De belangrijkste oorzaak hiervan is dat we de scope van het project (doelstellingen en specifieke deliverables) niet aan de voorkant definiëren.

Er is geen manier om een project succesvol af te leveren, tenzij je precies definieert wat de deliverables zullen zijn en je het eens bent geworden met de projectsponsor en de belangrijkste stakeholders.

Het zal u misschien verbazen dat dit een van de belangrijkste redenen is waarom projecten mislukken. Het gaat zo'n beetje als volgt:

  • U levert het project op
  • De klant zegt: "Dit is niet juist"….
  • Je zegt, "Dat is waar je om gevraagd hebt."
  • De klant zegt, "Je hebt het verkeerd begrepen" of "dat is niet wat ik bedoelde".

Het komt er hier op neer dat je, omdat er niet genoeg communicatie was, niet hebt kunnen leveren wat de klant nodig heeft, en raad eens wie er de zwarte piet krijgt toebedeeld?. Dat klopt, het valt altijd in de schoot van de IT. Dit lijkt misschien oneerlijk, maar in werkelijkheid is het echt de schuld van IT. Het is aan IT als we een project leiden om de doelstellingen en deliverables van het project te definiëren; het is niet de verantwoordelijkheid van de klant.

Een tweede reden waarom je misschien niet levert wat de klant nodig heeft, kan worden toegeschreven aan een gebrek aan het managen van de verwachtingen van de klant, zowel in het begin van het project als onderweg. Wekelijkse statusmeetings zijn hierbij een grote hulp.

Het managen van de verwachtingen van de klant is een belangrijk onderdeel van het projectmanagement en ook dit komt neer op effectieve communicatie.

Uiteindelijk speelt communicatie een cruciale rol bij het succesvol opleveren van projecten:

  • De omvang van het project bepalen en overeenstemming bereiken over het project
  • Het houden van een Project Kickoff Meeting om iedereen op dezelfde lijn te krijgen en te beginnen met het managen van de verwachtingen.
  • Het houden van regelmatige Project Status Meetings om het project te monitoren en te beheren om het op schema te houden.

Projecten gebeuren niet zomaar! Ze vorderen doordat iemand als een projectmanager een aantal belangrijke dingen in gang zet die essentieel zijn voor het succes van een project.

Doe jezelf een plezier en krijg de geloofwaardigheid die je verdient door te leren hoe je projecten succesvol kunt managen. Het is niet zo moeilijk als je denkt als je denkt als je een praktisch proces hebt, een aantal fundamentele "know-how", en een paar eenvoudige tools.

Copyright © 2019 IDG Communications, Inc.

Discover what your peers are reading. Sign up for our FREE email newsletters today!