Oracle Cloud ERP helpt Vopak bij het standaardiseren van processen

Bij Royal Vopak NV is er veel geschiedenis, maar CIO Leo Brand is sinds zijn aantreden uiteraard vooral bezig geweest met vernieuwingen met het oog op de toekomst. Hij gaat met ons in gesprek over waar hij Vopak naartoe wil leiden, welke rol standaardisering van processen hierin speelt en waar hij juist de noodzaak ziet om zelf aan de slag te gaan. We gaan hierbij specifiek en vooral in op de overstap naar Oracle Cloud ERP, maar hebben het ook over het gebruik van het low-code ontwikkelplatform van OutSystems om wat Brand 'Platform 2.0' noemt realiteit te maken.

vopak
Vopak

Royal Vopak NV is een van de oudste bedrijven van Nederland. In haar huidige vorm bestaat het weliswaar nog maar sinds 1999, na een fusie tussen Pakhoed en Van Ommeren, maar voorlopers van beide bedrijven waren al sinds honderden jaren actief. De oudste verwijzingen dateren van zo’n 400 jaar geleden. Toen CIO Leo Brand bij het bedrijf kwam in 2014, werd hij geconfronteerd met de nodige legacy in de IT-omgeving. Uiteraard geen 400 jaar, maar toch ruimschoots voldoende om zijn professionele ambities te prikkelen.

Al meteen bij het begin van het gesprek is duidelijk dat Brand een CIO is met een sterke drang naar innovatie. Afgestudeerd als bedrijfseconoom begon hij na een traineeship bij ABN Amro bij de KLM. Daar is hij onder andere verantwoordelijk geweest voor het afschaffen van de verlieslijdende first class, heeft hij de integratie van Northwest Airlines en KLM begeleid en heeft hij zoals hij het zelf zegt “de eerste spade in de grond gestoken voor het FlyingBlue-programma.” Naar zijn zin deed KLM echter niet genoeg met nieuwe technologieën, een reden voor hem om ontslag te nemen. Als voorbeeld hiervan noemt hij de opkomst van het internet. Dat is door KLM veel te laat gezien, terwijl een partij als EasyJet dit wel tijdig op waarde schatte. Het resultaat? “25 jaar later heeft EasyJet vier keer de waarde van KLM,” stelt Brand.

Laat de ripple geen golf worden

De boodschap is duidelijk: Brand heeft geen zin om te werken bij een organisatie waar de status quo wordt omarmd. Hij is zeer beducht op het ripple-effect: “Zodra een ripple een grote golf is geworden, ben je te laat.” Het is dan ook niet vreemd dat hij zich na zijn periode bij KLM primair heeft beziggehouden met het in de markt zetten van nieuwe technologieën. Zo is heeft hij, als consultant bij AT Kearney, Dutchtone (later overgenomen door Orange) in Nederland en Mobistar in België (mede) opgezet. Hij is daarnaast ook betrokken geweest bij de standaardisatie van de initiële 802.11 wifi-standaard, toen hij via Lucent een opdracht deed voor WCND, oftewel de Wireless Communication Network Division in Nieuwegein.

leo brand vopak cio Vopak

Leo Brand, CIO Royal Vopak NV

Brand zag duidelijk de potentie van wifi in en richtte zelf een wifi-bedrijf op. In die tijd (we hebben het dan over 2000 of daaromtrent) was wifi nog niet de vanzelfsprekendheid die het nu is en waren er ook niet bijster veel organisaties die er daadwerkelijk goed mee aan de slag wilden. Swisscom was een uitzondering volgens Brand. Dat bedrijf nam het door hemzelf opgezette bedrijf over, waarna hij ruim 11,5 jaar bij de Hospitality Services-tak van het bedrijf gebleven is en er uiteindelijk vertrokken is als CEO. Hospitality was een goede afzetmarkt voor de nieuwe technologie, zeker als dit tegen een goed tarief aangeboden kon worden. “Toentertijd was internet even duur als het ontbijt,” geeft Brand de toenmalige situatie duidelijk weer.

Royal Vopak NV als netwerk

Gezien zijn geschiedenis in de netwerkwereld kan het verbazing wekken dat Vopak na verloop van tijd langskwam om te vragen of hij als CIO wilde toetreden tot dat bedrijf. Vopak profileert zich immers als “grootste onafhankelijke dienstverlener in tankopslag, gespecialiseerd in de opslag en overslag van vloeibare bulk chemicaliën, gassen en olieproducten,” volgens de eigen website. Dat lijkt niet veel te maken te hebben met waar Brand vandaan komt.

Toch is het niet zo gek, als je bedenkt wat Brand als de rode draad door zijn carrière ziet lopen, namelijk dat “denken in netwerken en optimalisatie meerwaarde creëert.” Daarbij hoeft een netwerk niet per se iets te zijn dat binnen de standaarden van IEEE valt, maar kan dat ook overdrachtelijk gezien worden. Vopak is een multinational met 68 vestigingen verdeeld over 28 landen. Dat is feitelijk ook een netwerk, waar de nodige optimalisaties gedaan kunnen worden om meerwaarde te creëren.

Standaard tools in de kern van de bedrijfsvoering

Het eerste advies van Brand toen hij bij Vopak begon om een en ander te stroomlijnen, was niet geheel verrassend om moderne, nieuwe technologie te gebruiken. “Voor standaardprocessen wil een klant niet extra betalen, dus daar moesten best-of-breed-oplossingen voor komen,” licht hij toe. Dat betekende Infor voor maintenance, Workday voor HCM en Oracle voor ERP.

Oracle Cloud ERP moest in dit geval een JD Edwards-omgeving vervangen die was aangeschaft na de fusie tussen Pakhoed en Van Ommeren in 1999. Beter gezegd, het moest 13 verschillende JD Edwards-omgevingen vervangen. Het voornaamste probleem met JD Edwards was echter dat het veel te veel onderhoud en beheer vergde. Dat betekende dus veel mensen die zich ermee bezig moesten houden en weinig tot geen standaardisatie. En dus ook kosten die doorberekend moeten worden naar klanten. Dat wilde Brand absoluut niet. Daarnaast wil hij geen afhankelijkheid hebben van dit soort verzamelingen van niet-standaard-omgevingen. In zijn woorden: “Ik wilde af van afhankelijkheid van ERP op bedrijfskritische plekken.” Je maakt je commerciële afhankelijkheid van ERP hiermee te groot.

Om commerciële afhankelijkheid binnen kernprocessen niet afhankelijk te laten zijn van aanbieders, heeft Brand nog een extra stap gezet. Voor Order2Cash en Arrival2Departure, twee kernprocessen van Vopak waar het bedrijf het verschil kan maken in dienstverlening naar klanten, is men zelf software gaan schrijven. Dit wordt gedaan met het low-code platform van OutSystems (zie kader Platform 2.0 voor meer hierover).

Waarom Oracle Cloud ERP?

De keuze voor Oracle Cloud ERP was overigens niet vanzelfsprekend, zo geeft Brand aan: “Het was een close race tussen Oracle en Workday.” Hij was zeer gecharmeerd van de multi-tenant oplossing van Workday, maar dat platform bood te weinig lokalisatie. Met 68 vestigingen in 28 landen is dat laatste uiteraard van cruciaal belang.

Het feit dat Oracle een “standaard domein voor finance en procurement” is, zoals Brand het noemt, is uiteraard erg belangrijk. Hij wilde immers af van maatwerk en de in-house druk die een dergelijke oplossing met zich meebrengt. Standaardiseren op een SaaS zoals Cloud ERP betekent daarnaast ook dat je gewoon mee kunt liften op datgene wat Oracle doet. Ook daar heb je zelf dus minder werk aan. Verder betekent het afnemen van een dergelijk platform als dienst ook dat het eenvoudiger is om alle verschillende vestigingen en geografische gebieden aan elkaar te koppelen. “Door alles rondom finance en procurement zo veel als mogelijk te standaardiseren, maak je het simpelweg makkelijker voor iedereen, inclusief bijvoorbeeld een auditor,” vat Brand het samen.

Samen het traject aangegaan

Brand geeft aan dat Vopak voor Oracle een van de eerste klanten was waarbij de dienst in zoveel landen tegelijkertijd uitgerold moest worden. De vraag is dan uiteraard hoe de ervaringen waren. Het is op zich niet zo gek dat er gezien de schaal en het feit dat dit voor beide partijen toch iets nieuws was, her en der wat hobbels in de weg zaten. Dat is nagenoeg onvermijdelijk. Een goede start was dus erg belangrijk. En die is er zeker geweest, geeft Brand aan: “Wat Oracle goed deed, is dat ze een goede analyse maakten van de situatie en heel duidelijk maakten wat de potentiële besparingen voor Vopak zouden zijn.” Hij noemt dit expliciet een “heel positieve ervaring,” ook al waren de uitgaven hoger dan gepland. Er komt natuurlijk nogal wat change management kijken bij een dergelijk traject. “Je verwisselt niet zomaar even een compleet finance-systeem, inclusief mensen die al decennia lang op een bepaalde manier werken,” geeft hij aan.

Daarnaast was er ook nog het datamigratiestuk en zaken zoals datakwaliteit. In het oude systeem waren er te veel vrijheden, wat resulteerde in data die niet de gewenste kwaliteit had. Via de nieuwe dienst van Oracle hebben ze dit nu ook meteen veel beter onder controle. Brand heeft het in dit licht over Excel-sheets die rondslingeren en noemt dit “levensgevaarlijk”, een sentiment dat we de laatste jaren (gelukkig) vaker horen uit de markt. Met het nieuwe platform moet dat tot het verleden behoren. Er wordt bij Vopak ook op gestuurd om dit ook echt uit te bannen. Zo houden ze het gebruik van de nieuwe dienst bij en hebben ze er KPI’s aangehangen om te kunnen bepalen hoe succesvol de implementatie is.

Ging dan met uitzondering van de hogere kosten de overgang naar Oracle in een keer goed? Er zijn volgens Brand uiteraard ook verbeterpunten. Zo voldeed de scanningsmodule binnen het Cloud ERP-aanbod van Oracle niet voor waar Vopak het voor wilde gebruiken. Invoices scannen en automatisch invoeren leverde onvolkomenheden op, dus hiervoor hebben ze een extra leverancier in de arm genomen en die gekoppeld aan de dienst. Verder bleek de projectmodule, waarmee je bijvoorbeeld een cost-breakdown-structure per project kunt maken, te complex. Maatwerk dreigde en dat is nu net niet de bedoeling van Brand en Vopak. Die hebben ze dus nog niet geïmplementeerd.

Je kunt je uiteraard afvragen in hoeverre incompatibiliteit zoals hierboven beschreven aan de dienst van Oracle ligt. Er zijn immers grenzen aan hoe ver en veel je kunt standaardiseren. We hebben op dit moment geen inzicht in of veel andere klanten deze specifieke modules ook niet gebruiken omdat ze niet voldoen.

Goede basis om verder te gaan

Al met al heeft Brand de overstap naar Oracle Cloud ERP als positief ervaren, die conclusie kunnen we wel trekken. Of om het in zijn woorden te stellen, hij is tot nu toe “niet teleurgesteld” door wat Oracle voor Vopak heeft gedaan en betekend. De vertrouwensrelatie is erg goed en hij waardeert het feit dat er altijd snel actie ondernomen wordt door Oracle als dat nodig is. Uiteindelijk is dat erg belangrijk, want ze zijn nu samen al zo’n 4 jaar onderweg. Het is zo’n stevige klus, dat naar verwachting midden 2021 pas alle terminals volledig aangesloten zijn op het nieuwe platform.

Al met al hebben Vopak en Oracle samen een goede basis gelegd en een langdurige en goede relatie opgebouwd die cruciaal is voor het slagen van dit soort projecten. Oracle blijft de functionaliteit van het Cloud ERP-aanbod verder uitbreiden en verbeteren, signaleert Brand, waarbij hij het steeds meer toevoegen van AI uitlicht. Hiermee kun je bijvoorbeeld process controls slimmer inrichten. Wellicht dat er ook op het gebied van de scanningsmodule en de projectmodule de nodige stappen gezet worden waardoor ook dat aan de wensen van Vopak gaat voldoen. Mocht dit gebeuren, dan heeft Vopak er zelf in ieder geval geen of nauwelijks werk aan gehad. En dat is uiteindelijk waarom Brand de overstap richting Oracle Cloud ERP in eerste instantie wilde maken.

Copyright © 2020 IDG Communications, Inc.

Learn how leading CIOs are reinventing IT. Download CIO's new Think Tank report!